De nombreux étudiants ou parents d’élèves peuvent rencontrer des difficultés pour obtenir des documents détenus par les établissements d’enseignement (écoles, universités, collèges, lycées, rectorats). Sont souvent demandés les copies, les délibérations de jury, les grilles de correction, le dossier scolaire, le dossier disciplinaire, ou encore les relevés de note.
Nous faisons le point sur la jurisprudence et la position de la CADA s’agissant du droit à obtenir communication de ces documents détenus par les établissements scolaires et de l’enseignement supérieur.
1.Documents communicables en matière d’éducation
Examens et concours
Le principe est que tous les documents administratifs sont communicables à l’intéressée dans les conditions prévues au Code des relations entre le public et l’administration.
C’est le cas de la plupart des documents relatifs aux examens et concours. Ainsi, les copies d’un candidat détenues par une administration sont des documents communicables (CE, Ass., 8 avril 1987, n°54516). Les modalités d’accès aux copies des candidats sont certes parfois définies de manière restrictive par les établissements. Cependant, ces établissements ne peuvent se contenter de répondre à un étudiant « que les copies d’examen étaient détenues par chacun des professeurs assurant des enseignements et à l’inviter à s’adresser individuellement à chacun d’eux »(CE, 12 Septembre 1994, n° 131743).
De plus, la commission d’accès aux documents administratifs (CADA) estime que « [les contraintes matérielles auxquelles est exposée l’université] ne sauraient d’une part autoriser l’établissement à limiter dans le temps l’exercice du droit d’accès, ni, d’autre part, lui permettre d’exiger le paiement de frais de reproduction excédant ceux fixés par l’arrêté(…). » (CADA, Avis n° 20142459, Séance du 24/07/2014).
D’autres documents afférents aux examens sont communicables, s’il ne s’agit pas de documents préparatoires et s’ils concernent pas d’autres étudiants (CE 20 janvier 1988, n° 68506). C’est le cas des délibérations des jurys (CADA Avis n° 20160927 du 31 mars 2016 ; CADA Avis n°20161003 Séance du 14/04/2016), des relevés de notes (CADA, Avis n°20153201 Séance du 10/09/2015), des grilles individuelles de correction ou d’évaluation d’un concours remplie par le jury pour autant qu’elle ne présente pas le caractère d’un document inachevé et qu’elle ait perdu son caractère préparatoire (CADA Avis n°20131074 Séance du 14/03/2013).
Enfin, les éléments de correction des sujets des épreuves d’admissibilité d’un concours, de valeur indicative, qui ne peuvent avoir pour objet ni pour effet de déterminer les critères de l’appréciation par le jury de la performance individuelle des candidats, sont des documents administratifs (CE, 17/02/2016, 371453). Cela a été admis par la CADA s’agissant d’un barème de notation d’une épreuve (CADA, avis n°20160719) et d’une la grille de correction (CADA, avis n°20162254).
Vie scolaire
Les documents relatifs à la vie scolaires sont également communicables aux étudiants, aux élèves et à leurs parents. Le dossier d’un élève que détient un établissement scolaire constitue ainsi un document administratif communicable, en application de l’article L. 311-6 du code des relations entre le public et l’administration (CADA, avis n°20160481, 20163184, 20163320).
Il a été jugé que « l’ensemble des documents établis ou détenus par l’école et se rapportant à la fille du demandeur sont (…) communicables à celui-ci, dès lors qu’il est titulaire de l’autorité parentale » (CADA, avis n°20135318 Séance du 30/01/2014). Il s’agit d’une position constante de la part de la CADA (cf. les avis suivants de la CADA : Séance du 14/04/2016 n°20160939, Séance du 08/09/2016, n° 20163045, Séance du 07/01/2016 n°20155804).
Le droit d’accès inclue les informations médicales détenues par l’établissement à l’égard de l’élève ou de l’étudiant, sans qu’on puisse lui opposer le secret médical (CADA, avis n°20161249, 20160065).
Les déclarations d’accidents scolaires ne sont en principe pas communicables aux parents de l’enfant victime s’ils font les agissements d’un élève dont la divulgation aux parents de l’élève victime pourrait lui porter préjudice.
Discipline
En matière de discipline, le procès-verbal d’un conseil de discipline est communicable à l’intéressé. C ‘est également le cas des documents qui y sont associés (rappel des faits, témoignages, précédents). En revanche, certains documents (témoignages, lettres de dénonciation) émanant d’une personne identifiable ne sont communicables qu’à leur auteur. La personne visée ne peut pas en obtenir communication.
Cas des parents séparés
Si les parents sont séparés, ils peuvent chacun obtenir l’accès aux documents de leur enfant mineur, s’ils exercent l’autorité parentale. En revanche, ne peuvent pas être communiquées à un parent les informations qui pourraient porter atteinte à la vie privée de l’autre parent. Le parent qui n’exerce pas l’autorité parental peut se voir communiquer les documents, ce qui n’est pas le cas en revanche en cas de retrait l’autorité parentale.
2. Procédure d’accès aux documents
L’étudiant ou l’élève doit demander par écrit, de préférence, courrier A/R et de manière précise le ou les documents sollicités à l’établissement concerné. Si l’établissement ne répond pas dans le mois suivant la réception de votre demande, cela signifie qu’il refuse la demande. En cas de refus de communication, l’étudiant ou le parent d’élève débouté peut se tourner vers le CADA pour obtenir un avis sur le caractère communicable du document.
La saisine de la CADA doit se faire impérativement dans un délai de deux mois suivant la notification de la décision écrite de refus ou le refus tacite de l’établissement. La saisine de la CADA doit bien préciser l’objet de la demande, et joindre copie de la demande ou de la décision de refus. La Cada émet un avis favorable ou défavorable à la communication, avis qui n’est pas contraignant à l’égard de l’établissement.
L’établissement doit ensuite se positionner. Si l’établissement confirme son refus initial malgré l’avis de la CADA, il est alors possible de déposer un recours contentieux devant le tribunal administratif.
La saisine de la CADA est en principe un préalable obligatoire à toute saisine du tribunal administratif. La seule exception est le recours au mécanisme du référé mesures utiles, qui n’est envisageable qu’en cas d’urgence et en l’absence de refus opposé à la demande (CE 29 avril 2002, n° 239466).